Документы при поступлении материалов

Какие документы нужно оформлять при поступлении материалов в организацию. Как  правильно их оформить и заполнить.

Документы при поступлении материалов

Приходный ордер

При поступлении материалов на склад материальное ответственное лицо (например, кладовщик) должен составить приходный ордер по унифицированной форме М-4 или собственной разработанной форме. На каждую поставку оформляется отдельный приходный ордер.

Один ордер можно составлять, если в течение дня поступает от одного поставщика несколько партий массовых однородных грузов. В конце дня определяется общий итог по всем грузам.

Приходный ордер не составляется, если при приемке материалов выявлены количественные и качественные расхождения.

Приходный ордер передается в бухгалтерию вместе с сопроводительными документами. Бухгалтер приходует материалы на основании ордера, проставляет корреспондирующий счет.

Хранится ордер в бухгалтерии 5 лет.

Упрощенное оформление

Оформлять приходный ордер не обязательно, можно заменить его штампом с необходимыми реквизитами. Штамп проставляется сразу на накладной (п. 49 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

Акт о приемке материалов

Если при приемке материалов выявлены расхождения (по количеству, качеству, ассортименту) с данными сопроводительных документов поставщиков, то составляется акт о приемке материалов по унифицированной форме М-7 или разработанной организацией самостоятельно.

Акт составляется специальной комиссией с обязательным присутствием материально ответственного лица и представителя поставщика в двух экземплярах. Один для бухгалтерии, другой для составлении претензии поставщику.

Если при поступлении материалов отсутствуют расчетные документы, на основании которых можно определить фактическую стоимость, то отразить материалы нужно как неотфактурованную поставку.

Доверенность на получение материалов

Для получения материалов со склада поставщика используются доверенности по форме М-2, М-2а или разработанные самостоятельно. Обычно доверенности выдаются только сотрудникам, но не запрещено выдавать их и другим лицам.

Доверенности М-2а выписывают организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Такие доверенности регистрируют в журнале учета выданных доверенностей. Вести журнал или нет организация решает сама, он удобен тем, что позволяет избежать выписать повторную доверенность на те же ценности.

У доверенностей М-2 есть корешки, которые подшивают в хронологическом порядке.

  • Доверенность без даты недействительна.

  • Если срок действия доверенности не указан, она действует ровно год.

  • С 2013 года согласно ГК РФ максимальный срок доверенности не ограничен (раньше был три года). Можно указать его в доверенности любой по желанию.

Доверенности выписываются в одном экземпляре и под расписку выдаются получателю. Если материалы не были по ней получены, доверенность возвращается назад в бухгалтерию и хранится до окончания года.

Доверенности, по которым были выданы материальные ценности покупателю, хранятся 5 лет.

 Бизнес-учет

  Метки: ,

МРОТ -11 163 руб. (с 01.05.2018)

План счетов

Малое предприятие - это
Войти
Основные федеральные законы