Руководитель организации (ИП) обязан создать условия для сохранности бланков строгой отчетности (БСО). С работником, который ведет учет БСО и занимается их хранением, а также выдает бланки населению при оказании услуг нужно заключить договор о полной материальной ответственности.

БСО

Поступление бланков из типографии

Если организация использует БСО, напечатанные в типографии, то их поступление отражается актом приемки бланков документов. Перед подписанием акта проверяется соответствие фактического количества, серий и номеров БСО данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях) в присутствии комиссии. Комиссия создается руководителем организации (ИП).

Приемка бланков должна осуществляться в день их поступления. Акт, утвержденный руководителем организации (ИП), является основанием для принятия БСО на учет.

Хранение БСО

Бланки должны храниться в металлических шкафах, сейфах и (или) специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение. По окончании рабочего дня место хранения бланков документов опечатывается или опломбировывается.

Упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки) хранятся в систематизированном виде не менее 5 лет. По окончании этого срока, но не ранее истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации копии документов (корешки) уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного комиссией, образованной руководителем организации (ИП). В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки документов.

Инвентаризация БСО

Инвентаризация бланков осуществляется в сроки проведения инвентаризации находящихся в кассе наличных денежных средств.

При проверке за надлежащим использованием БСО проверяется следующее:

  • наличие печати организации (ИП) и подписи главного бухгалтера (ИП)  обложках (наклеенных на книжках листах) использованных книжек с квитанциями (сброшюрованных бланков),
  • наличие копий БСО или их корешков,
  • отсутствие исправлений,
  • соответствие сумм, указанных в копиях (корешках документов), суммам, отраженным в кассовой книге.

Учет БСО

Учет БСО ведется в книге учета бланков документов. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации (ИП) и скреплены печатью (штампом). Учет ведется в книге по наименованиям, сериям и номерам. Форма книги законодательно не утверждена, поэтому организация (ИП) самостоятельно ее разрабатывает.

Бланки строгой отчетности, выдаваемые под отчет, учитывают исходя из суммы расходов, связанных с их приобретением.

Учет БСО ведется на балансовом счете 10 «Материалы» и на забалансовом счете 006.

Стоимость приобретенных бланков отражается проводками:

Дебет 10 Кредит 60 — оприходованы бланки;

Дебет 19 Кредит 60 – отражен НДС (согласно счету-фактуре).

Оплата БСО:

Дебет 60 Кредит 50,51 – оплата за бланки поставщику.

Дебет 68 «Расчеты по НДС» Кредит 19 – произведен вычет по НДС.

После выдачи БСО материально ответственным лицам их стоимость списывается:

Дебет 20 (26, 44, …) Кредит 10 — списана стоимость бланков, выданных материально ответственным лицам для использования.

Одновременно отражается стоимость выданных бланков:

Дебет 006 – учтены бланки строгой отчетности, выданные материально ответственным лицам.

После получения от материально ответственных лиц отчета об использовании бланков:

Кредит 006 — списаны бланки, израсходованные материально ответственными лицами.