Организация должна тщательно задокументировать все операции по ремонту основных средств. Это важно, чтобы доказать налоговикам, что восстановление основных средств является ремонтом, а не модернизацией или реконструкцией. При ремонте расходы включаются в себестоимость продукции, работ, услуг. При модернизации и реконструкции понесенные расходы увеличивают первоначальную стоимость основного средства.
Как оформить ремонт основных средств
Обоснование необходимости ремонта
Организации желательно обосновать необходимость ремонта ОС. Для этого подойдут документы, подтверждающие выявленные неисправности и предложения по их устранению. Например, акты о выявленных неисправностях (дефектах) объекта основных средств или дефектные ведомости.
Если ремонт выполняется хозяйственным способом, то документ составляется в единственном экземпляре. Если ремонт выполняется подрядным способом, все участники ремонта должны получить и подписать свой экземпляр документа.
Если объект еще не принят к учету в качестве ОС, то нужно составить акт о выявленных дефектах, например, по форме № ОС-16.
Передача ОС в ремонт
Если ремонт объекта выполняется хозспособом на своем обычном месте, то никаких документов оформлять не нужно.
Если ОС для ремонта перемещается в ремонтный цех организации,то надо оформить накладную на внутреннее перемещение, например, по форме № ОС-2.
Если ремонт выполняет подрядчик, передачу ОС оформляют актом о приеме-передачи объекта в ремонт в произвольной форме. Акт будет являться доказательством передачи ОС подрядчику.
Приемка ОС из ремонта
Независимо от способа выполнения ремонта, по его окончании необходимо составить акт о приеме-сдаче отремонтированных объектов основных средств, например по форме ОС-3.
Подписывают акт члены и председатель комиссии, которые принимают ОС после ремонта и ставят свое заключение. Также подписи ставят передающая и принимающая стороны. Акт утверждает руководитель организации и он передается бухгалтеру. Бухгалтер на основании акта делает отметки о проведенном ремонте в инвентарной карточке (инвентарной книге).
Если были отремонтированы здания, сооружения, помещения, то необходимо составить акт приемки по форме № КС-2 и справку о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3.
Если во время ремонта были заменены детали, то нужно оформить в произвольной форме акт о замене запчастей основного средства.