Основные средства — это имущество организации, которое не предназначено для продажи, планируется использовать более 12 месяцев, а стоимость выше, установленного в организации, лимита стоимости основных средств (максимальный лимит — 40 тыс. руб.).Поступление основных средств оформляется следующими первичными документами:

Первичные документы при поступлении основных средств

1 ОС-1 Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)
2 ОС-1а Акт о приеме-передаче здания (сооружения)
3 ОС-1б Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)
4 ОС-6 Инвентарная карточка учета объекта основных средств
5 ОС-6а Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств
6 ОС-6б Инвентарная книга учета объектов основных средств

С 1 января 2013 года унифицированные формы первичных документов не являются обязательными, организация может разработать свои формы документов, с обязательными реквизитами, указанными в п.2 ст.9 Закона 402-ФЗ от 06.12.2011 г. Свой выбор организация должна указать в учетной политике.

Разрабатывать собственные формы первичных документов трудоемко и не целесообразно, в каждой бухгалтерской программе есть унифицированные формы документов.

Акт о приеме-передаче объектов основных средств (форма № ОС-1)

Акт применяют в следующих случаях:

  1. При вводе в эксплуатацию одного объекта основных средств (кроме зданий, сооружений).
  2. При продаже основного средства другой организации.

Если принимаются к учету здания или сооружения, то оформляют акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма ОС-1а). 

Если поступает группа предметов, то составляется акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (форма № ОС-16).

Руководитель должен создать комиссию, которая будет принимать объекты основных средств и определять: соответствуют ли они техническим условиям, годны ли они к эксплуатации или их еще нужно довести до готовности. Состав комиссии утверждается приказом руководителя.

Комиссия оформляет свое заключение в акте приема-передачи основных средств. Акт должен  быть утвержден руководителем.

Данные актов заносятся в инвентарные карточки (книгу).

Инвентарная карточка (форма №ОС-6)

Инвентарная карточка ведется в бухгалтерии, один экземпляр на каждый инвентарный объект. Записи в карточке делаются на основании актов (форма ОС-6, форма ОС-6а, форма  ОС-6б и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.)

Все операции связанные с объектом основного средства отражаются в его инвентарной карточке на основании документов: поступление, перемещение, реконструкция, модернизация, ремонт и выбытие.

Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма Ос-6а) составляется на группу объектов основных средств.

Вместо инвентарных карточек малым предприятиям разрешается вести инвентарную книгу (форма ОС-6б).